Статьи и информационные материалы по системам менеджмента

Корректирующие и предупреждающие действия в соответствии с международным стандартом качества серии ИСО осуществляются с целью устранения фактических и потенциальных проблем в области качества. Создав функционирующую систему корректирующих / предупреждающих действий, можно эффективно управлять качеством продукции или услуг на любом этапе производства и на предприятиях любой сферы деятельности. Это положительно отразиться на развитии не только хозяйствующего предприятия, но и на экономическом развитии всего региона в целом .

В представлена схема снижения затрат на качество, которая указывает на то, что предприятие должно стремиться улучшать качество продукции за счет увеличения доли предупредительных затрат, что, вместе с тем позволит надолго снизить и общие затраты. Исправление ошибок стоит денег. Причем далеко не все ошибки можно исправить.

Это означает, что действия руководства должны быть, прежде всего, направлены на предупреждение несоответствий, а не на их устранение.

Как показывают исследования , мероприятия, позволяющие выявить и устранить возможность появления несоответствий на все более ранних стадиях жизненного цикла изделий, приносят колоссальную экономическую выгоду. Это привело к появлению хорошо известного правила "десятикратного роста затрат на устранение дефекта при выявлении его не на данной, а на последующей стадии жизненного цикла". Для осуществления такого подхода используется предупреждающее действие.

Следует определить конкретные действия, которые нужно предпринять или запланировать для исключения основных причин, способных повлечь за собой возникновение нежелательных последствий. Эти действия должны быть достаточными, чтобы предотвратить появление проблемы в будущем.

Экономический подход требует расчета эффективности осуществления любого действия, будь то корректирующее или предупреждающее.

При определении эффективности предупреждающих/корректирующих возможно возникновение нескольких проблем. Первая проблема появляется еще на стадии идентификации предупреждающих действий. Изучение литературных данных и документов СМК предприятий показало, что возникает некоторая путаница, или, если хотите, недопонимание данного термина. Так на многих предприятиях вообще не разграничивают предупреждающие и корректирующие действия, проводя их совместное планирование, что приводит к подмене этих понятий. Автор же , например, относит к категории предупреждающих все действия по улучшению или развитию.

Поэтому первым шагом при изучении проблемы должно стать изучение и последующая классификация неверных подходов, осуществленных при идентификации предупреждающих действий. Такая классификация разработана автором на основании изучения документации СМК организаций и приведена на рис. 1.

Схема наглядно показывает, что организации ошибочно относят к предупреждающим действия по улучшению, контролю, коррекции, мероприятия по повышению производительности и т.п.

После классификации ошибок, возникающих при идентификации предупреждающих действий, следующим шагом должно стать четкое разделение действий на предупреждающие и корректирующие.

Данный термины стандартизированы, стандарт ИСО 900000 дает следующие определения:

«Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия (3.6.2) или другой потенциально нежелательной ситуации

Примечание. У потенциального несоответствия может быть несколько причин.

Предупреждающее действие предпринимается для предотвращения возникновения события, тогда как корректирующее действие (3.6.5) – для предотвращения повторного возникновения события».

«Корректирующее действие действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия (3.6.2) или другой нежелательной ситуации

Примечание 1. У несоответствия может быть несколько причин. 2. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие (3.6.4) – для предотвращения возникновения события» .

Значит, корректирующее действие, это, по сути, некоторое исправление созданного, полученного или произошедшего в результате каких-либо действий.

Таким образом, совершенно очевидно, что такие мероприятия как реконструкция корпуса дробления руды для улучшения качества подготовки руды, обеспечение неснижаемого запаса валков для снижения отсортировки проката по дефектам планшетности, установка противогофрирующего оборудования для исключения дефекта металла «продольные полосы» являются корректирующими действиями, потому что неудовлетворительное качество подготовки руды, дефекты «планшетности» и «продольные полосы» уже имели место быть.

У любого корректирующего действия должно быть два результата. Первый - нахождение причины произошедшего. Второй – вариант решения самой проблемы.

Также часто за предупреждающие принимают действия по улучшению. Например, на анализируемом предприятии к предупреждающим отнесено мероприятие по модернизации весодозирующего устройства подачи сырья на вращающейся печи. Осуществление данного мероприятия позволит увеличить производительность печи и увеличить стойкость конверторов. Очевидно, что речь идет все-таки о мероприятии по улучшению/развитию.

После того как точно определены и осуществлены предупреждающие и корректирующие действия необходимо провести оценку их эффективности. На предприятиях, система менеджмента качества которых сертифицирована на соответствие МС ИСО 9000/2000, действия признаются эффективными, если устранены причины несоответствия.

Как правило, на этих предприятиях критерием эффективности корректирующих действий является полное отсутствие несоответствий, на устранение которых были направлены корректирующие действия. При повторном обнаружении несоответствия проводится анализ с точки зрения правильности определения причины появления несоответствия и эффективности разработанных корректирующих мероприятий.

Экономический же подход определения эффективности требует соизмерения затрат с результатами. Поэтому необходимо просчитать экономическую эффективность проведенных действий. В качестве показателя эффективности можно использовать любой из известных показателей, например, срок окупаемости затрат на осуществление мероприятий.

Проблемы, как известно, возникают внезапно, тогда, когда их не ждали. Внедренный контроль, а также созданный эффективный процесс предупреждающих действий должен функционировать таким образом, чтобы обеспечить уверенность в том, что проблемы предупреждаются, а не выявляются после возникновения.

Таким образом, для осуществления эффективных предупреждающих/корректирующих действий необходимо:

Классификация ошибок, возникающих при определении предупреждающих действий;

Четкое разграничение предупреждающих и корректирующих действий;

Определение и осуществление предупреждающих/корректирующих действий;

Определение эффективности предупреждающих/корректирующих с учетом затрат на их осуществление.

Литература:

1. Зенков А.Н. Региональное развитие: Управление качеством как способ развития экономики региона. №1, 2006

2. Фет Е.П. Об управлении затратами на качество // Технология производства металлов и вторичных материалов» Республиканский научный журнал, №1, 2006

3. Алексеев В. Корректирующие и предупреждающие действия // Методы менеджмента качества, №08, 2005

4. СТ РК ИСО 9001:2009 Системы менеджмента качества. Требования.

Цель лекции:

• показать природу действий, изменяющих систему - как корректирующих, так и предупреждающих,
• показать (на примере) возможные предупреждающие действия,
• проанализировать типичные ошибки.

Эта тема относится, что называется, к числу «вечных», словно костер, то затухая, то разгораясь с новой силой.
Я уже посвятил одну лекцию вопросам улучшения системы в виде корректирующих действий, теперь пришла пора разобраться и с предупреждающими.
Но разговор о них начну я все с тех же КД – по двум причинам: во-первых, повторение всегда полезно, а во-вторых, лучшее понимание корректирующих действий служит определенным залогом и лучшего понимания предупреждающих.
Как показывает практика, очень часто смешивается два разных действия. В стандарте ISO 9000 одно названо «коррекцией», а другое «корректирующим действием».
Очень важно для понимания механизмов улучшения системы с этим детально и, что называется, до конца, разобраться.

Итак, некая деятельность привела к получения результата. Этот результат на этапе контроля сравнили с заданной нормой и обнаружили, что он ей не соответствует. Наша система менеджмента качества, призванная обеспечить соответствие требованиям, должна включать в себя действия по устранению несоответствия. В данном случае мы должны предпринять коррекцию, т.е. попробовать исправить результат, чтобы он соответствовал требованиям.
Обращаю особое внимание на главный признак коррекции: она направлена непосредственно на результат деятельности, ее цель – привести этот результат в соответствие с требованиями .

Пример №1 . Мы выпустили чертеж, он не прошел нормоконтроль – не соответствует ЕСКД. Мы взяли и внесли исправления в чертеж, чтобы убрать несоответствия. Тем самым выполнили коррекцию.

Пример №2 . Мы передали заказчику проект, в пояснительной записке которого отсутствовали разделы, оговоренные контрактом. Мы доработали проект, внеся в него требуемую информацию. Т.е. мы выполнили коррекцию проекта.

Но, к сожалению, выполнение коррекции влияет только на конкретный продукт и не дает никакой гарантии, что в следующий раз эта же деятельность даст результат, соответствующий требованиям. Т.е. для того, чтобы повысить качество наших продуктов, мы должны проанализировать деятельность и найти в ней причину, которая вызывает несоответствия. И устранить ее.
Действие, устраняющие причину возникновения несоответствий, и есть корректирующее действие.

Следует обратить особое внимание, что КД направлено не на исправление результата, а на изменение деятельности с тем, чтобы исключить из нее то, что приводит к возникновению несоответствий .
И что еще крайне важно при выполнении КД.

1 . КД должно устранять причину возникновения несоответствий. Это означит, что выполнив КД, мы по этой причине больше не должны получать несоответствий.

Пример №1 . Очень часто в качестве КД называют обучение. Например, говорят, что причиной возникновения несоответствия была недостаточная компетенция. Надо провести обучение, чтобы ее повысить.

Это принципиально неверно! Что здесь не так?

Во-первых, неправильно определена причина. Компетенция исполнителя не является частью деятельности, поэтому повышение компетенции (через обучение) никак не изменит нашей деятельности. Нетрудно видеть, что как только анализируемую деятельность будет выполнять необученный сотрудник, так тут же мы снова получим несоответствие результата требованиям. Т.е. причина обучением не устранена .

Во-вторых, настоящая причина несоответствия, лежащая в самой деятельности, в ее организации, заключается в том, что работа была поручена некомпетентному сотруднику. Т.о. корректирующее действие в данном случае должно быть таким, чтобы изменить организацию нашей деятельности, ввести в нее механизм, который бы обеспечивал соответствие сложности работы и компетентности исполнителя.

2 . КД не стоит предпринимать по одному – двум несоответствиям. Это ведет к высокому риску неверно определить причину и внести неправильные изменения в систему. КД должно устранять системные причины, т.е. такие, которые проявляются постоянно. А для этого нужна статистика.

Ну, вот, пожалуй, на этом закончим про корректирующие действия и вернемся к нашим баранам, то есть предупреждающим.
Практика показывает, что есть определенные трудности в понимании, а что такое «предупреждающие действия». Если с КД еще более-менее понятно, то вот с ПД…
Что такое «потенциальное несоответствие»? В чем его отличие от тех несоответствий, для устранения причин которых предпринимаются КД?
Словарь ISO 9000 дает ответы на эти вопросы, только надо, что называется, уметь читать.
В статьях, дающих определение ПД и КД (3.6.4 и 3.6.5 ), фигурируют «потенциальное несоответствие» (ПД) и «обнаруженное несоответствие» (КД). Из этого можно заключить, что «потенциальное несоответствие» - это «НЕобнаруженное несоответствие», т.е. такое, которое еще не выявлено. Т.е. можно сказать, что это только риск несоответствия, а не оно само (если риск трактовать как возможность).
Но если несоответствия нет, то как можно устранять причины, которые его могут вызвать?!
Ответ: основываясь а) на прошлом опыте и б) опыте других.
Давайте, чтобы рассуждения не были голословными, возьмем для анализа ситуацию, описанную Маей Актановой в одной из веток форума:http://quality.eup.ru/forum/viewtopic.php?t=7792 : «Если в одном подразделение выявлено несоответствие, что Политика не доведена до персонала, то является ли предупреждающим действием ознакомление Политикой персонала всех подразделений? Если претензия получена на один вид продукции, но есть вероятность поступления таких же жалоб на другие виды продукции, то устранение причин этих жалоб для всех видов продукции является предупреждающим действием по устранению причин потенциальных несоответствии?».
Сначала рассмотрим ситуацию с политикой в области качества.
Во-первых, очевидно, что здесь не имеет смысла говорить о предупреждающих действиях, т.к. несоответствие уже обнаружено (выявлено), оно не потенциальное. И если мы предпримем действия по устранение причины этого несоответствия, то оно - это действие – будет корректирующим.
Но можем ли мы считать «ознакомление персонала с политикой» корректирующим действием в данном случае? Для этого мы должны понять, устраняет ли оно причину обнаруженного несоответствия. Итак, мы провели ознакомление. Гарантирует ли это нам, что на следующем аудите мы снова не получим то же несоответствие? Ответ: нет, не гарантирует. За это время придут новые сотрудники, которые и будут «не ознакомленными».
Тогда в чем заключаться должно КД в данном случае? Вспомним, что КД должно изменять систему, вносить изменения в порядок действий. Чего не хватает в нашей системе, какие механизмы отсутствуют? Очевидно, что у нас нет механизма, который бы обеспечивал ознакомление всех сотрудников с политикой (а заодно бы выявлял степень понимания ее и позволял бы корректировать политику, если она не соответствует требованиям). Это значит, что наша система должна предусматривать:

• ознакомление сотрудников с политикой в момент ввода ее в действие,
• выявление степени понимания политики сотрудниками,
• проведение работы по разъяснению политики сотрудникам,
• сбор данных о необходимых коррективах в политике, связанных с непониманием тех или иных положений (т.е. если люди не понимают политику и им невозможно объяснить, следует подумать о том, чтобы изменить политику, сделать ее более понятой),
• ознакомление вновь приходящих сотрудников с политикой.

Если в нашей системе чего-то из этого нет, то введение отсутствующих механизмов и будет искомым КД.
А теперь мысленно смоделируйте ситуацию, когда все вышеописанное выполняется. Возникнет ли у вас обсуждаемое несоответствие?
Вы скажете «У-у-у, как сложно…», а я отвечу: «А кто говорил, что проектировать и поддерживать системы менеджмента – это просто?».
Хорошо, а могла бы быть здесь ситуация, когда обсуждаемое несоответствие было бы потенциальным? Конечно. Например, организация готовится к сертификационному аудиту и изучает опыт его прохождения другими организациями. И понимает, что у нее есть риск получения несоответствия из-за того, что не весь персонал ознакомлен с политикой в области качества. Далее следует анализ системы, почему она допускает такое положение и выработка решений, которые бы изменили систему. Эти решения не будут отличаться от вышеприведенных, единственная разница – в моменте действий: КД – когда несоответствие зафиксировано, ПД – когда оно еще в стадии риска, возможности.
Теперь взглянет на ситуацию с претензиями.
Наличие жалоб по одному виду продукции – это и есть наш «прошлый опыт», который мы должны использовать при анализе возможных несоответствий. И, если действительно, есть реальная угроза получить подобные претензии по другому виду продукции, то следует проанализировать деятельность по производству и управлению производством этой продукции, чтобы понять причины, по которым эти несоответствия могут возникнуть. И изменить деятельность, чтобы они не возникли.
Другое дело, что нахождение «причин жалоб» может оказаться непростым делом. Напомню, что причины должны лежать в системе .
Мая спрашивает: «А можно увидеть примеры потенциальных несоответствий?». Конечно, можно. Очевидно, что перед сертификационным аудитом любое несоответствие СМК требованиям стандарта – потенциальное.
Или вот такое. Предприниматель организовал таксопарк, закупив новые машины. За первые месяцы эксплуатации не было ни одного схода машины с маршрута из-за технической неисправности, т.е. не было ни одной услуги, ставшей несоответствующей по этой причине. Но, очевидно, что по мере эксплуатации парка, риск будет возрастать. И действия, снижающие этот риск, необходимо предпринимать до того, как начнутся сходы.

Резюме:

• предупреждающее действие устраняет причину и поэтому всегда направлено на изменение системы (для нас – СМК),
• ПД аналогичны КД – разница в моменте принятия решений,
• обучение, ознакомление, премирование (депремирование) и т.п. – не являются ПД и КД, т.к. не изменяют системы.

Должна быть разработана документированная процедура для определения требований к:

а) установлению потенциальных несоответствий и их причин;

б) оцениванию необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;

в) определению и осуществлению необходимых действий;

г) записям результатов предпринятых действий (4.2.4);

д) анализу предпринятых предупреждающих действий.

ПРОЦЕДУРА ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Процедура предупреждающих действий состоит из следующих этапов:

♦ регистрации потенциального несоответствия;

♦ определения и планирования предупреждающих действий;

♦ выполнения предупреждающих действий;

♦ оценки эффективности предупреждающих действий.

РЕГИСТРАЦИЯ ПОТЕНЦИАЛЬНОГО НЕСООТВЕТСТВИЯ

Потенциальное несоответствие может зарегистрировать любой сотруд­ник организации. Для этого он должен создать документ «Протокол предупреждающего действия» и сформулировать потенциальное несоот­ветствие. Формулировка потенциального несоответствия должна быть подписана сотрудником, ее оформившим.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающие действия должны планироваться исходя из следую­щих моментов:

Уровня риска потенциального несоответствия;

Затрат при превращении данного потенциального несоответствия в реальное;

Затрат на выполнение предупреждающих действий.

Если потенциальное несоответствие имеет невысокий уровень риска и не грозит большими затратами в будущем, то предупреждающие дей­ствия по нему допускается не проводить. Если же потенциальное несо­ответствие имеет высокий уровень риска и грозит большими затратами при превращении его в реальное несоответствие, то предупреждающие действия должны быть выполнены в кратчайшие сроки.

Если предупреждающее действие принято к выполнению, то назна­чается ответственный за его выполнение и дата окончания. Также на данном этапе необходимо определить и зафиксировать срок и метод оп­ределения эффективности предупреждающего действия.

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Предупреждающее действие должно быть выполнено в срок, определен­ный на предыдущем этапе. О выполнении предупреждающего действия исполнитель должен отчитаться перед ответственным но потенциаль­ному несоответствию. Если замечаний к исполнителю нет, то данное ПД считается закрытым

Разработка корректирующих действий

Если в ходе аудита выявлены несоответствия или замечания, по каждому из них, обязательно, должны быть предложены соответствующие корректирующие действия.

Ответственность по разработке корректирующих действий полностью возлагается на руководителя подразделения, который возлагает ответственность по каждому конкретному корректирующему действию персонально на сотрудника, с обязательным закреплением срока исполнения.